Ce document décrit le mécanisme par lequel sont élus les membres de votre conseil d’administration. La SCS accorde beaucoup d’importance aux élections et c’est pourquoi elle tient à ce que tous les délégués comprennent le processus électoral. Les pages qui suivent renferment donc de l’information précise sur la façon dont sont élus les candidats aux différents postes d’administrateurs; sur le droit de vote; sur le rôle des caucus régionaux; et, sur le scrutin proprement dit. D’importantes modifications ont été apportées au processus électoral en 2011 et elles s’appliquent à la Tribune et à l’a.a. de 2017. Nous vous prions donc de lire le présent document attentivement avant ces réunions.
Structure générale
La Société canadienne du sida est une coalition nationale d’organismes régionaux. La structure du conseil d’administration reflète cela : deux Représentants (dont au moins un vit avec le VIH/sida) sont élus dans chacune de nos cinq régions. Outre cette représentation régionale, deux Membres à titre individuel qui n’ont pas d’affiliation régionale particulière et un Représentant des jeunes PVVIH sont élus à des postes votants. Par l’entremise d’un délégué officiel à l’a.a.., chaque organisme affilié en règle a le droit de vote, pour l’élection des représentants régionaux ainsi que des Membres du conseil à titre individuel. Les nominations des Représentants régionaux des PVVIH se tient lors des Caucus régionaux, et la nomination du Représentant des jeunes PVVIH/sida, en plénière, lors de la Tribune des PVVIH/sida. Les nominations de Représentants régionaux se tiennent lors des Caucus régionaux de l’assemblée générale annuelle (a.a..). La ratification des candidats aux postes de Représentants régionaux des PVVIH, de Représentant des jeunes PVVIH et de Représentants régionaux, de même que le vote des membres pour l’élection des Membres à titre individuel, ont lieu en plénière à l’a.a.
Candidatures au conseil d’administration
Les sièges au conseil pour lesquels il y aura élection en 2017 à l’Assemblée annuelle:
- Directeur régional des PVVIH de l’Atlantique (terme de 2 ans au 2019)
- Directeur régional des PVVIH de l’Ontario (terme de 2 ans au 2019)
- Directeur régional des PVVIH du Pacifique (terme de 2 ans au 2019)
- Représentant des jeunes PVVIH (terme de 2 ans au 2019)
- Membre du conseil à titre individuel – siège non réservé à une femme (terme de 2 ans au 2019)
- Représentant de la région du Québec (terme de 2 ans au 2019)
- Représentant de la région des Prairies (terme de 2 ans au 2019)
- Représentant de la région du Pacifique (un an – continuation de terme au 2018)
Les trousses des participants à la Tribune et à l’a.a. contiendront la liste officielle de toutes les candidatures soumises en avance avant la date limite du 31 mai 2017. Les candidats doivent assister à la Tribune et/ou à l’a.a. pour être élus. Les personnes qui n’ont pas soumis un formulaire de candidature dûment rempli au Comité des candidatures avant la Tribune et/ou l’a.a. peuvent le faire jusqu’aux dates et heures mentionnées ci-dessous, au bureau de l’administration sur le site :
- Tribune des PVVIH: Toutes les candidatures aux postes de Représentants régionaux des PVVIH de l’Atlantique, de l’Ontario et du Pacifique et aussi le Représentant des jeunes PVVIH doivent être reçues avant 17 h 30 l’heure centrale le jeudi 8 juin 2017 (voir l’ordre du jour) au bureau de la SCS lors de la Tribune dans l’Hôtel Saskatchewan, Regina, SK.
- A. de la Société canadienne du sida : Toutes les candidatures aux postes de Représentants régionaux du Québec, des Prairies et de Membre du conseil d’administration à titre individuel (du doivent être reçues avant … l’ordre du jour n’est pas encore prés. La date pour l’a.a. n’est pas encore décidée.
Tous les candidats au poste de Représentant régional devront se présenter à leur Caucus régional et répondre aux questions des délégués de leur région. Les candidats aux postes de Membre du conseil d’administration à titre individuel et de Représentant des jeunes PVVIH s’adresseront, pour leur part, à l’ensemble des délégués et devront répondre à leurs questions.
Droit de vote
Tribune
Chaque Caucus régional des PVVIH a le droit de nommer des participants à la Tribune aux postes de Représentants régionaux des PVVIH au sein du conseil d’administration. Chaque Caucus régional des PVVIH nomme une personne comme Représentant régional des PVVIH pour remplacer un Représentant régional des PVVIH dont le mandat vient à l’échéance.
L’ensemble de la Tribune nomme une personne à titre de Représentant des jeunes PVVIH/sida pour remplacer un Représentant des jeunes PVVIH/sida dont le mandat vient à l’échéance.
Tout participant de la Tribune, quel que soit son Caucus régional des PVVIH/sida, peut recommander qu’une personne soit mise en candidature par n’importe quel Caucus régional des PVVIH au poste de Représentant régional des PVVIH/sida, à condition que deux autres du Caucus régional des PVVIH qui nomme le représentant, soutiennent la recommandation.
L’a.a.
À l’heure actuelle, tous les organismes affiliés en règle* ont le droit et le devoir d’élire les Représentants régionaux et les Membres du conseil d’administration à titre individuel, et aussi d’approuver les candidats pour les Représentant(e)s régionaux des PVVIH et le/la Représentant(e) des jeunes PVVIH.
Tout membre, quelle que soit la région dont il provient, peut recommander qu’une personne soit mise en candidature, par n’importe quel Caucus régional, à condition que sa recommandation soit appuyée par au moins deux autres membres de la région qui nomme le représentant.
* Note – La politique d’adhésion de la SCS est claire : « Les membres réguliers qui n’auront pas versé leur cotisation annuelle avant l’a.a.. […] ne seront plus considérés comme membres en règle. »
Vote par procuration
En vertu de notre règlement, un organisme affilié qui est incapable d’envoyer un délégué à l’a.a.. peut confier son vote par procuration à un autre organisme affilié en avisant la SCS par écrit. Aucun organisme affilié ne peut exercer plus d’une procuration.
Rôle des Caucus régionaux
Tribune
Les Caucus régionaux des PVVIH/sida, pendant leur réunion, sont encouragés à présenter des candidats régionaux pour leur région et à leur poser des questions, etc. La nomination se tiendra ensuite.
Les candidats ainsi nommés pour les postes vacants d’un Représentant régional des PVVIH et du Représentant des jeunes PVVIH/sida font partie de la liste de candidats aux postes de Représentants régionaux des PVVIH et de Représentant des jeunes PVVIH/sida que le Comité de candidatures doit présenter aux membres lors de l’a.a..
L’a.a.
Les Caucus régionaux, pendant leur réunion, sont encouragés à présenter des candidats régionaux pour leur région et à leur poser des questions, etc. La nomination se tiendra ensuite.
Les candidats ainsi nommés pour les postes vacants d’un Représentant régional font partie de la liste de candidats aux postes de Représentants régionaux que le Comité des candidatures doit présenter aux membres lors de l’a.a.
Scrutin
Tribune
Les bulletins de nomination seront remis aux délégués officiels lors de leur inscription. Vous nommerez votre Représentant régional des PVVIH durant la réunion du caucus. La nomination du Représentant des jeunes PVVIH/sida, si nécessaire, aura lieu en plénière. La ratification de la liste de candidatures pour les postes vacants de Représentant régional des PVVIH et de Représentant des jeunes PVVIH/sida auront lieu à l’a.a.
L’a.a.
Les bulletins de vote seront remis au délégué officiel de chaque organisme affilié inscrit qui a le droit de voter. La nomination pour les postes vacants de Représentants régionaux tient durant les Caucus régionaux. La ratification de la liste de candidats aux postes de Représentants régionaux des PVVIH et du Représentant des jeunes PVVIH/sida, ainsi que la liste de candidats pour les Représentants régionaux, par les membres, aura lieu en plénière à l’a.a.. L’élection, par les membres, des Membres du conseil à titre individuel y aura lieu aussi.
Si vous êtes le seul délégué de votre organisme, c’est vous qui devrez aller chercher le bulletin de vote. Si votre organisme est représenté par plusieurs délégués, choisissez d’avance celui qui le fera.
Vous devrez suivre à la lettre les instructions imprimées sur le bulletin de vote, afin de ne pas annuler votre vote; puis le remettre au scrutateur de la façon indiquée.
Mot de la fin
Si vous avez des questions au sujet du mécanisme de mise en candidature ou du processus électoral, n’hésitez pas à communiquer avec un membre du Comité des mises en candidature.
Il est essentiel de faire en sorte que le conseil d’administration de la SCS vous représente bien.
Bonnes délibérations et prises de décisions!
Conseil d’administration de la Société canadienne du sida Descriptions de postes
Description générale d’un membre du conseil de la SCS
Fournir des services de haut calibre aux organismes affiliés à la SCS est une responsabilité qu’il ne faut pas prendre à la légère. Les candidats aux postes d’administrateurs devraient connaître la SCS, sa relation avec ses organismes affiliés, son mandat et sa structure de fonctionnement. Tous les membres du conseil d’administration sont tenus d’aider au mentorat et au soutien du Représentant des jeunes PVVIH.
Voici certains des attributs recherchés chez un membre du conseil :
- connaissance des activités de la SCS et engagement à suivre de près la situation du sida
- adhésion au principe de la consultation communautaire
- finesse politique
- fiabilité
- entregent et esprit d’équipe, talents de communication et compréhension de la dynamique de groupe
- patience
- courage et un bon sens de l’humour
- bilingue de préférence, puisque le conseil de la SCS fonctionne dans les deux langues officielles
- appui de son employeur dans ses activités. Bien que facultatif, ce soutien est un atout précieux puisque les membres du conseil consacrent annuellement entre 10 et 15 jours ouvrables et 3 à 4 fins de semaines à ces fonctions, en plus d’appels téléphoniques sur les heures de travail, de déplacements pour les réunions du conseil et des comités, etc.
Description du poste de Représentant régional
Les Représentants régionaux au conseil d’administration de la Société canadienne du sida acceptent les règles qui régissent la charge de travail, les relations hiérarchiques, la durée des mandats, le temps requis, les déplacements, le rôle et les responsabilités de tous les administrateurs de la SCS.
De plus :
- ce sont les premiers responsables de la communication avec tous les organismes affiliés à la SCS de leur région, et de la représentation de leurs intérêts
- ils sont responsables, avec les Représentants régionaux des PVVIH, d’assurer la communication avec la communauté des PVVIH de leur région, et de représenter ses intérêts
- ils doivent rendre des comptes aux organismes affiliés et au Caucus de leur région lors de l’assemblée générale annuelle de la SCS
- ils peuvent être appelés à présider des séances du Caucus de leur région
- s’efforce de communiquer avec tous les organismes de lutte contre le sida, les organisations de soins de santé, et les groupes de jeunesse du Canada afin d’obtenir des commentaires et d’apprendre ce qui se fait par et pour les jeunes vivant avec le VIH/sida (JVVIH/sida), les jeunes qui sont à risque et ceux qui sont affectés, et d’en informer le Représentant des jeunes PVVIH.
Description du poste de Représentant régional des PVVIH
Les Représentants des PVVIH au conseil d’administration de la Société canadienne du sida acceptent les règles qui régissent la charge de travail, les relations hiérarchiques, la durée des mandats, le temps requis, les déplacements, le rôle et les responsabilités de tous les administrateurs de la SCS.
De plus :
- ce sont les premiers responsables de la communication avec la communauté des PVVIH de leur région, et de la représentation de ses intérêts
- ils sont responsables, avec les Représentants régionaux, d’assurer la communication avec tous les organismes affiliés à la SCS de leur région, et de représenter leurs intérêts
- on s’attend à ce qu’ils participent au travail et aux activités de planification du comité des PVVIH du conseil
- ils doivent rendre des comptes au Caucus des PVVIH lors de l’assemblée générale annuelle de la SCS
- ils sont appelés à présider les séances touchant la communauté des PVVIH au sein de la SCS
- s’efforce de communiquer avec tous les organismes de lutte contre le sida, les organisations de soins de santé, et les groupes de jeunesse dans leur région afin d’obtenir des commentaires et d’apprendre ce qui se fait par et pour les jeunes vivant avec le VIH/sida (JVVIH/sida), les jeunes qui sont à risque et ceux qui sont affectés, et le Représentant des jeunes PVVIH/sida.
Description du poste de Membre à titre individuel
Les Membres à titre individuel au conseil d’administration de la Société canadienne du sida acceptent les règles qui régissent la charge de travail, les relations hiérarchiques, la durée des mandats, le temps requis, les déplacements, le rôle et les responsabilités de tous les administrateurs de la SCS.
De plus :
- ils aident à maintenir l’équilibre du conseil en représentant les intérêts des populations qui, autrement, seraient sous-représentées au sein de la SCS
- ils tentent de présenter un point de vue général des enjeux qui, autrement, pourraient être influencées par des considérations régionales
- le président du conseil peut leur demander d’assumer un autre rôle et d’autres fonctions ou de s’occuper de projets spéciaux
- ils peuvent être appelés à participer à une planification continue d’activités de la SCS, p. ex. en secondant le président et le comité de la planification
Description du poste de Représentant des jeunes PVVIH/sida
Le Représentant des jeunes PVVIH de la Société canadienne du sida accepte les règles qui régissent la charge de travail, les relations hiérarchiques, la durée des mandats, le temps requis, les déplacements, le rôle et les responsabilités de tous les administrateurs de la SCS. Par ailleurs, le Représentant des jeunes PVVIH recevra un mentorat de tous les autres membres du conseil d’administration de la SCS.
Le Représentant doit recueillir l’information, agir à titre de ressource et de consultant pour le conseil sur des questions auxquelles font face les jeunes vivant avec le VIH/sida (JVVIH/sida) dans toutes les régions du pays.
En outre, le Représentant des jeunes PVVIH :
- est tenu de rédiger un bref résumé indiquant certains résultats escomptés à atteindre durant son mandat de Représentant des jeunes PVVIH, pour ce qui est de la façon dont il entend communiquer avec les jeunes Canadiens et les joindre. À approuver par le conseil à une date déterminée du début du mandat
- a pour principale responsabilité de communiquer avec les organismes de lutte contre le sida, les organisations de soins de santé, et les groupes de jeunesse du Canada afin d’obtenir des commentaires et d’apprendre ce qui se fait par et pour les JVVIH, les jeunes qui sont à risque et ceux qui sont affectés
- Communique une fois chaque deux mois avec tous les Représentants régionaux et reçoit leur soutien afin d’aider à trouver des groupes dans leur région pour les JVVIH, les jeunes qui sont à risque et ceux qui sont affectés.
- fait part au conseil d’administration des préoccupations et des enjeux auxquels font face les JVVIH, les jeunes qui sont à risque et ceux qui sont affectés, dans toutes les régions du pays.
- rend des comptes aux JVVIH, aux jeunes qui sont à risque et à ceux qui sont affectés à propos des enjeux signalés et doit surveiller si le module jeunesse GIPA est respecté et pratiqué aux jeunes.
- est fortement encouragé à apporter une perspective de jeune personne en initiant l’organisation d’une activité pour les jeunes dans le cadre de la planification de la Tribune des PVVIH et de l’a.a. afin d’attirer la participation des jeunes; en consultation avec le conseil, le personnel, le Comité des PVVIH, et le Comité des priorités et de la planification.
- est tenu d’assembler une revue annuelle des questions liées aux jeunes soulevées par toutes les régions du pays. Une présentation claire, concise et agréable reflétant la perspective des jeunes doit être faite verbalement, conjointement à un résumé imprimé à distribuer à titre de co-président d’une brève séance dans tous les Caucus régionaux ou le Caucus de la jeunesse lors de la Tribune et l’assemblée annuelle.